Conoce los tipos de Software de Gestión Documental

Contratos, liquidaciones, certificados, planos, actas de inspección. Cada día una empresa genera cientos de documentos, y cuando se acumulan en carpetas físicas, correos o discos locales, el control se pierde.

Por eso cada vez más organizaciones apuestan por un Software de Gestión Documental que centralice la información y la haga accesible en segundos. Sin embargo, no todos los programas funcionan igual ni sirven para el mismo tipo de empresa.

En este artículo revisamos los principales tipos de software de gestión documental, sus ventajas y limitaciones, y por qué las constructoras y contratistas necesitan una solución especializada.

¿Qué es un software de gestión documental?

Un software de gestión documental (también conocido como DMS, por Document Management System) es una herramienta digital que permite crear, capturar, clasificar, almacenar y recuperar documentos desde un repositorio único y seguro.

Más allá de guardar archivos, un buen software agrega control de accesos por usuario, historial de versiones, búsquedas avanzadas mediante metadatos, alertas de vencimiento y flujos de aprobación automatizados.

El punto de partida suele ser la digitalización documental: convertir el papel en archivos digitales ordenados. A partir de ahí, el software organiza los documentos por tipos documentales (facturas, contratos, informes técnicos), lo que permite aplicar reglas de permisos y retención a cada categoría.

Diferencia entre un sistema y software de gestión documental

Aunque en la práctica ambos términos se usan como sinónimos, hay un matiz importante. Un sistema de gestión de documentos es el conjunto de políticas, procesos, personas y herramientas que definen cómo se crea, circula, conserva y elimina la información en una organización.

El software, en cambio, es la herramienta tecnológica que hace operativo ese sistema. Es decir, el sistema define las reglas (quién aprueba, cuánto tiempo se conserva un contrato, qué documentos exige una fiscalización) y el software las ejecuta de forma automática.

Dicho de otro modo: puedes tener un sistema de gestión documental en papel, pero sin software difícilmente lograrás trazabilidad, velocidad y respaldo frente a auditorías.

Tipos de softwares de gestión documental

Los programas de gestión documental se pueden clasificar según dónde se alojan, cómo se licencian y para qué rubro están diseñados. Estos son los cinco tipos más comunes.

Software de gestión documental local

También llamado on-premise, se instala en los servidores propios de la empresa y se administra con el equipo de TI interno. La información nunca sale de la infraestructura corporativa y el acceso remoto suele depender de una VPN.

Su principal atractivo es el control total sobre los datos y la posibilidad de personalizar el sistema en profundidad. Es una opción habitual en organizaciones con políticas de seguridad muy estrictas.

Como contrapartida, exige una inversión inicial alta en servidores, licencias y mantenimiento. Además, escalar es lento y el acceso desde terreno o fuera de la oficina resulta limitado.

Software de gestión documental en la nube

Funciona bajo el modelo SaaS (Software as a Service): los documentos se alojan en servidores del proveedor y se accede desde cualquier dispositivo con conexión a internet, sin instalar nada.

El proveedor se encarga de actualizaciones, respaldos y seguridad, por lo que la empresa reduce costos de infraestructura y puede sumar usuarios o espacio según crezca. También facilita el trabajo colaborativo entre oficina y terreno.

El punto a evaluar es la confiabilidad del proveedor: dónde almacena los datos, qué respaldos ofrece y qué certificaciones o acreditaciones locales tiene. El costo es recurrente, pero predecible.

Software de gestión documental híbrido

Combina lo mejor de ambos mundos: los documentos más sensibles se guardan en servidores locales, mientras que el resto se gestiona en la nube para facilitar acceso y colaboración.

Es una alternativa útil para empresas en transición hacia lo digital o con regulaciones que exigen mantener cierta información dentro de la organización.

Su desventaja es la complejidad operativa: implica coordinar dos entornos, mantener infraestructura propia y, a la vez, gestionar el contrato con un proveedor cloud.

Software de gestión documental open source o código abierto

El código fuente está disponible para que la empresa lo descargue, modifique y adapte libremente, sin pagar licencias comerciales. Suelen contar con comunidades de desarrolladores que publican mejoras y extensiones.

Parece la opción más económica, pero requiere un equipo técnico capaz de implementarlo, mantenerlo y protegerlo. La seguridad y las actualizaciones pasan a ser responsabilidad de la propia empresa.

Además, el soporte depende de foros o de consultores externos, y rara vez incluye funciones específicas como firma digital con validez legal o alertas de cumplimiento normativo.

Software de gestión documental por industria

Son soluciones diseñadas para resolver los procesos documentales propios de un rubro: salud, banca, legal, transporte o construcción. Traen preconfigurados los documentos, flujos y exigencias normativas de ese sector.

Su gran ventaja es que la empresa no parte desde cero: el software ya entiende qué documentos debe controlar, qué plazos vigilar y qué evidencias exige un fiscalizador. Esto reduce tiempos de implementación y errores.

Pueden ser menos flexibles para usos fuera de su industria, pero para empresas con procesos complejos y regulados, la especialización suele pesar más que la versatilidad.

Gestión documental para Empresas Contratistas y Constructoras – RLD Integral

En construcción, la gestión documental no es solo orden: es protección legal. Una constructora o mandante que trabaja con decenas de subcontratistas responde solidaria o subsidiariamente por sus obligaciones laborales y previsionales, según la Ley de Subcontratación 20.123.

Eso significa controlar mes a mes contratos, liquidaciones, certificados Previred, formularios F30 y F30-1, entregas de EPP y documentos de prevención de riesgos de cada empresa. Hacerlo con Excel, correos y carpetas físicas es un riesgo permanente de multas y demandas.

RLD Integral es una plataforma o software de gestión documental en la nube, especializada en contratistas y subcontratistas, que centraliza toda esa documentación en un solo lugar. Con más de 600.000 documentos gestionados y siete años en el rubro, está acreditada por la Dirección del Trabajo para la firma de documentos digitales.

Además, funciona como un software de control documental 100% parametrizable: cada empresa define sus áreas, criterios y responsables, sin adaptarse a un esquema rígido.

Funciones de gestión documental para Empresas Constructoras

Un software pensado para constructoras debe ir más allá del archivo digital. Estas son las funciones clave que ofrece RLD Integral:

• Gestor documental centralizado: repositorio único con los documentos laborales, previsionales y de seguridad de cada contratista, con acceso desde oficina u obra.
• Control digital de subcontratos: seguimiento del cumplimiento de cada empresa externa, con alertas de vencimiento y trazabilidad ante fiscalizaciones. Conoce más sobre el control digital de subcontratos.
• Hoja de ruta digital: flujos de revisión y aprobación con firma digital, historial de versiones y cero papel.
• Evaluación de contratistas: calificaciones configurables por área (documental, prevención, plazos), firmadas digitalmente y con historial por proyecto.
• Prevención de riesgos en terreno: checklists de inspección, gestión de hallazgos, charlas diarias digitales y AST.
• Auditorías en línea: control de observaciones desde su detección hasta el cierre, con reportería por empresa.

Para las empresas que prestan servicios a mandantes, también existe un software para contratistas que les permite mantener su documentación al día y acreditarse sin fricciones ante cada cliente.

Conclusión

Elegir entre un software local, en la nube, híbrido, open source o por industria depende del volumen documental, el presupuesto, los requisitos de seguridad y, sobre todo, del tipo de riesgo que la empresa necesita controlar.

Para una oficina con bajo volumen, una solución genérica puede bastar. Pero para constructoras, mandantes e inmobiliarias que gestionan decenas de contratistas, la especialización marca la diferencia entre reaccionar a una fiscalización y estar preparado para ella.

Si tu empresa aún controla subcontratos con papel o planillas, es momento de dar el paso. Solicita una demo gratuita de RLD Integral y descubre cómo centralizar toda tu gestión documental en una sola plataforma.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor tipo de software de gestión documental para una empresa constructora?
Generalmente, un software en la nube especializado en la industria. Permite acceder a la documentación desde obra y oficina, y ya incluye el control de contratistas, formularios F30 y F30-1 y alertas de vencimiento que exige la normativa laboral chilena.

¿Es seguro guardar los documentos de mi empresa en la nube?
Sí, siempre que el proveedor ofrezca respaldo automático, control de accesos por usuario y rol, historial de cambios y acreditaciones locales. Conviene revisar estos puntos antes de contratar, más que descartar la nube por principio.

¿Sirve un software de gestión documental gratuito u open source para controlar contratistas?
Puede servir para archivar, pero suele quedarse corto: rara vez incluye firma digital con validez legal, trazabilidad por empresa o alertas de cumplimiento. Además, requiere personal técnico para mantenerlo y protegerlo.